ЕLMA

Вы моделируете бизнес-процессы своей компании в формате «как должно быть» в виде наглядных диаграмм и блок-схем, загружаете эти модели в информационную систему, и система позволяет Вам отслеживать и контролировать выполнение сотрудниками компании утвержденных Вами бизнес-процессов в реальном времени!

Т.е. сотрудники компании физически не смогут выполнить бизнес-процесс не так, как предусмотрел его (бизнес-процесса) проектировщик. Ценность подобного класса систем очевидна.

Как любая система класса BPMS, система ELMA содержит ряд стандартных компонентов, которые соответствуют элементам цикла системного управления Деминга PDCA (Plan, Do, Check, Act):

• Проектируй
• Выполняй
• Проверяй
• Улучшай

Проектирование - это разработка модели бизнес-процесса. Для этого в системе ELMA предусмотрена программа "Дизайнер бизнес-процессов". Дизайнер позволяет в простой и наглядной форме описать процессы вашей компании. Для описания используется новейший мировой стандарт для описания бизнес-процессов - язык BPMN.

Важным моментом является то, что проектирование бизнес-процесса должен выполнять бизнес-аналитик без участия программиста. Система ELMA позволяет описывать процесс на языке диаграмм, привычном для аналитика и понятном для высшего руководства компании.

 

При моделировании процесса необходимо определить участников процесса, определить набор операций и назначить исполнителей для операций. Кроме того, нужно указать, какие информационные поля должны быть заполнены при выполнении каждой из операций.

Выполнение

Модель бизнес-процесса загружается на сервер системы ELMA, после чего процесс становится доступным для исполнения.
Ключевой элемент системы - это список задач, которые должен выполнить сотрудник компании.

Сервер ELMA автоматически формирует этот список для каждого сотрудника в соответствии с моделями процессов, где он задействован.

Пример:

В тот момент, когда ход выполнения процесса дойдет до шага "Согласовать заявку", система сформирует задание для Директора на согласование заявки:

Набор доступных действий не ограничивается только операциями, требующими ручного ввода информации. В системе ELMA предусмотрены различные операции, например: Сценарий, Оповещение, Генерация документа, Создание документа в 1С и так далее. Кроме того, система позволяет создавать собственные операции, что дает возможность выстраивать уникальные модели процессов, наиболее точно отражающие специфику деятельности его компании.

Благодаря такой функции сотрудники не должны задумываться или догадываться, какие задания они должны выполнять - сотрудник явно видит перечень назначенных ему заданий.

Проверка выполнения

Система ELMA позволяет осуществлять контроль бизнес-процессов двумя способами:

Способ №1. Оперативный контроль процесса

a). Менеджер может отследить выполнение процесса с помощью наглядной схемы. Текущие шаги процесса показаны на рисунке зеленым цветом:

Синие стрелки показывают маршрут, по которому идет выполнение процесса.

b). Менеджер оперативно получает информацию о возможных проблемах в ходе процесса

Пример:

Допустим Вы решили, что Действие "Согласование договора" должно выполняться не более 2-х дней

Шаг 1. Создание нового документа	отправка нового документа на согласование
Шаг 2. Согласование документа	Шаг 3. Утверждение документа
Шаг 4. Регистрация документа	присвоение ему регистрационного номера
Шаг 5. Рассылка документа	Шаг 6. Подтверждение ознакомления

- хранить и управлять информацией о клиентах и контактах компании - управлять и обеспечивать безопасность базы данных клиентов компании;
- назначать и планировать встречи, звонки и переписку с клиентом - управлять загрузкой и рабочим временем менеджеров по продажам;
- управлять «цепочкой» (сценарием) взаимоотношений менеджера по продажам с клиентом компании - ни одно обещание данное клиенту не будет забыто;
- управлять сделками - отслеживать стадии взаимоотношений менеджеров по продажам с потенциальными клиентами и управлять ими - максимальное количество потенциальных клиентов перейдут в статус «постоянных»;
- оценивать эффективность процессов продаж при помощи «воронки продаж».


Модуль «Задачи и распоряжения». Этот модуль позволяет пользователям системы назначать задачи себе и своим коллегам, выполнять задачи и отслеживать их выполнение. Особенностью системы «ELMA» является механизм создания периодических задач. Т.е. если Вам необходимо, чтобы задача выполнялась постоянно с определенной периодичностью, например: директор компании хочет, чтобы отчет о продажах за неделю был готов каждую пятницу не позднее 17.00, вы можете создать периодическую задачу один раз, указать параметры ее повторения и система будет «пересоздавать» и отслеживать ее с определенной Вами периодичностью автоматически.